El cumplimiento normativo no es un desafío fácil. No importa la industria, el tamaño o la complejidad de las operaciones comerciales, todas las empresas en el mundo tienen que gestionar un número cada vez mayor de leyes y normativas para continuar operando. Un claro ejemplo de esto es Estados Unidos, donde se aprueba un promedio de 2500 a 4500 nuevas normativas legales cada año.
Si bien el cumplimiento de los requisitos reglamentarios es una necesidad, también es engorroso y costoso. De hecho, un informe de la National Association of Manufacturers estima que las regulaciones federales en USA costaron un promedio de $10,000 por empleado por año hace unos años atrás, lo que se complementa con que el 88% por ciento de los encuestados dice que las regulaciones son un gran desafío para su empresa.
Si bien este costo se puede reducir automatizando el proceso de cumplimiento, la mayoría de las empresas han tardado en hacerlo. Según el “Compliance and Traceability in Regulated Industries: Benchmark Report” del Grupo Aberdeen, solo el 8% de las empresas encuestadas han eliminado de sus procesos de negocio, las hojas de cálculo o formularios manuales de sus programas de trazabilidad y cumplimiento. Los hallazgos adicionales incluyen:
- De las empresas que aún dependen de los procesos manuales para administrar los programas de cumplimiento y trazabilidad, el 93% señaló que no ja podido mejorar su proceso,
- El 73% de las empresas certificadas han integrado soluciones de cumplimiento y trazabilidad con otras aplicaciones empresariales, y
- Las mejores empresas tienen cinco veces más probabilidades de medir el rendimiento en tiempo real que otras que no han iniciado su proceso de transformación digital.
El cumplimiento de las regulaciones requiere registros detallados y precisos. Los procesos manuales pueden generar imprecisiones y retrasos que, en última instancia, frustran el propósito de mantener la información crítica. Un sistema de seguimiento de activos puede minimizar los costos al proporcionar una forma conveniente y eficiente de recopilar y monitorear información relevante.
Con el software de seguimiento de activos de TrackAbout, los empleados recopilan datos mediante sus teléfonos inteligentes, tabletas o escáneres portátiles resistentes que leen etiquetas de códigos de barras o etiquetas RFID.
Seguimiento y trazabilidad
El seguimiento y trazabilidad de activos y lotes es clave para muchas empresas que necesitan mantenerse en cumplimiento legal y normativo. El seguimiento por lotes permite la trazabilidad del producto al realizar un seguimiento de qué clientes recibieron envíos específicos de artículos (con números de lote específicos) y cuándo se recibieron los artículos. El propósito es identificar rápidamente los artículos de un lote en caso que uno pueda estar defectuoso y acelerar la recuperación de ellos. TrackAbout ofrece varias formas de realizar este seguimiento, y los datos se pueden buscar en minutos, lo que permite:
- Estimar el alcance y costo de un retiro masivo de productos,
- Identificar qué artículos representan un riesgo para los consumidores y
- Detener el producto en cualquier punto de la cadena de suministro.
Asimismo, una vez que el activo monitoreado cumple su vida útil y éste debe ser desechado en cumplimiento con las normativas medioambientales, TrackAbout captura la disposición final del activo, y de esta manera contarás con información actualizada de dónde finalizan los activos que ya no utilizas, incluso capturando los certificado que emitan las empresas de reciclaje.
Inspecciones y mantenimiento
Para aquellas empresas que administran equipos regulados, garantizar que se realizan las inspecciones y el mantenimiento adecuado puede ser un proceso engorroso. Es imposible saber si se deben realizar inspecciones o mantenimiento preventivo con solo mirar un equipo, y lleva mucho tiempo buscar los registros en formularios de papel u hojas de cálculo para verificar cada activo.
Los informes de TrackAbout proporcionan una lista de activos que deben someterse a una inspección, prueba o servicio programados para que puedan eliminarse del grupo activo hasta que se realice el mantenimiento necesario. Marca el tiempo de las acciones para registrar cuándo se realizaron los procedimientos, quien los ejecutó y captura las aprobaciones a través de firmas electrónicas. Dado que el software guía a los empleados a través de una secuencia de procedimientos, asegura la recopilación de datos precisos y esenciales.
Reportando
El cumplimiento a menudo se basa en registros detallados y precisos de los procesos de producción y mantenimiento, análisis de calidad, inspecciones de seguridad, procedimientos de entrega y actividades similares. TrackAbout automatiza los flujos de trabajo para que los empleados estén seguros de seguir los procedimientos requeridos y los datos se validan para garantizar la precisión. Se pueden establecer patrones de validación para campos que requieren entrada de texto manual y se pueden establecer límites para datos numéricos. Cada registro guardado tiene una marca de tiempo y las firmas electrónicas capturan las aprobaciones. Todo esto ayuda a recopilar datos críticos y a proporcionar la información requerida a los reguladores en cualquier momento.
TrackAbout en acción
Colonial Chemical Solutions, una empresa de re-envasado y distribución de productos químicos en USA, utiliza TrackAbout para aliviar su carga de cumplimiento. Según John Larkin, gerente de logística, “TrackAbout captura mucho más rápido toda la información crítica sobre nuestros contenedores. Ahora estoy más enfocado en las operaciones comerciales porque no tengo que dedicar tiempo a administrar el papeleo “.
En Acmotrack apoyamos a nuestros clientes en todo el proceso de configuración, marcha blanca y explotación de la plataforma de seguimiento y monitoreo TrackAbout, y así optimizan sus procesos, mantienen un mejor control de sus activos, cumplen con las leyes y normativas que los regulan, y finalmente generar las eficiencias y ahorros esperados.
Estamos aquí para ofrecerte asistencia siempre que la necesites, ya sea que eso signifique acompañarte en la optimización de tus procesos logísticos o acceder a las muchas funciones de TrackAbout.
