Bienvivir Senior Health Services es más eficiente en términos de flujos de trabajo y utilización de equipos para poder proporcionar un servicio superior a nuestros clientes.
Los Servicios de Salud para personas de la tercera edad de Bienvivir, con sede en El Paso (Texas), tienen tres instalaciones que ofrecen a las personas mayores todos los servicios de salud y otros servicios conexos, como atención médica para pacientes internos y externos, servicios especializados y servicios de apoyo con énfasis en la atención preventiva.
La empresa participa en el programa PACE (Programa para la Atención Integral de los Adultos Mayores) que se centra en la creencia de que es mejor para el bienestar de los adultos de la tercera edad con necesidades de atención crónica y sus familias que se les atienda en la comunidad siempre que sea posible. Como resultado, pueden permanecer independientes y residir en sus propios hogares por el tiempo que sea deseado y factible.
Bajo el sistema PACE, Bienvivir recibe pagos fijos de Medicare, Medicaid o primas de pago privadas para proporcionar a casi 900 participantes beneficios que incluyen médicos internos, clínica, farmacia, trabajadores sociales, transporte, servicio de alimentos, terapia recreativa, fisioterapia, terapia del habla, terapia ocupacional, salud en el hogar, dieta, cuidado personal y administración.
Con la disminución de los reembolsos y el aumento del costo de la atención médica, la empresa busca todos los medios posibles para aumentar la eficiencia y minimizar los gastos. Por eso Bienvivir está asignando recursos para mejorar las instalaciones y las capacidades, y están recurriendo a la tecnología para que los empleados puedan dedicar menos tiempo a la documentación y más tiempo a la atención directa.
Seguimiento de activos en la Edad Media
Como parte de su servicio, Bienvivir proporciona equipo médico a sus clientes, incluyendo camas de hospital, sillas de ruedas, andadores y concentradores de oxígeno. Con 5.000 activos en circulación, el sistema basado en papel de la empresa era muy lento y propenso a errores.
“Estábamos en la Edad Media”
recuerda Jesús Macías, Supervisor de Bienvivir
“Con demasiada frecuencia los clientes decían que no habían recibido todo su equipo mientras que nuestros repartidores afirmaban lo contrario. Debido a que los registros en papel eran ineficientes y las firmas a menudo eran ilegibles, era difícil verificar que el equipo fue recibido. Tuvimos que entregarlo de nuevo para asegurarnos de que cumplíamos nuestro compromiso”.
Macías continuó: “Debido a que teníamos que buscar entre los documentos la ubicación de los activos, fue difícil determinar rápidamente qué equipo se entregó, si realmente se entregó y si se recuperó al final del servicio. Cada año durante la auditoría anual, nos preguntábamos si nuestros registros estaban completos. Sabíamos que tenía que haber una forma mejor de hacer las cosas”.
Una solución moderna de gestión de activos
Bienvivir descubrió TrackAbout en Medtrade, una conferencia y feria comercial de la industria que proporciona un foro para productos y servicios de equipos médicos para el hogar.
“Quedamos impresionados por las características de TrackAbout y nos atrajo el sistema de entrega sin papel”, dijo Macías. “Sin embargo, aunque tenían dos grandes clientes HME, nos preguntamos si realmente funcionaría para la forma en que operamos. Especialmente porque TrackAbout tenía un extenso historial en el seguimiento de cilindros para distribuidores de gas envasado”.
Fundada por expertos de la industria del gas que reconocieron que los distribuidores de gas podían lograr beneficios sustanciales administrando sus activos con más eficiencia, TrackAbout sirve a cuatro de los seis principales proveedores de gas industrial del mundo, así como a docenas de pequeños distribuidores de gas y a varios proveedores de equipos médicos para el hogar.
“A medida que hablábamos y aprendíamos más sobre sus capacidades, determinamos que TrackAbout era lo más adecuado para nosotros”, dijo Macías. “Estábamos al tanto de otra aplicación con características de seguimiento de activos, pero no necesitábamos un nuevo sistema de contabilidad o facturación. TrackAbout podía integrarse con nuestros sistemas existentes. El seguimiento de nuestros equipos era la máxima prioridad, y creíamos que TrackAbout podría proporcionarnos las herramientas que necesitábamos”.
El resultado
Bienvivir implementó los módulos de; trazabilidad, confirmación de entrega, formularios dinámicos y mantenimiento de equipos médicos, lo que permitió a la empresa automatizar el 90 por ciento de su procesos.
TrackAbout eliminó los engorrosos papeleos manuales al proporcionar a los conductores de los vehículos toda la información necesaria para la entrega en el dispositivo móvil, incluido el número de pedido, el nombre y la dirección del cliente, las notas de entrega y una lista exacta de los equipos que deben entregarse y/o devolverse. Ahora, a medida que se realiza cada entrega, TrackAbout asigna el equipo al registro del cliente mientras el conductor escanea cada artículo, sin dejar ninguna duda de lo que se ha entregado y/o devuelto.
Además, la tecnología de captura de firmas electrónicas permite el reconocimiento en línea del pedido. Cuando el destinatario firma en la pantalla del dispositivo móvil, su firma real, su identidad y la fecha y hora se registran en el registro de entrega y están disponibles para su visualización en el sitio web de la aplicación.
“Con las firmas electrónicas y las acciones ejecutadas con la hora marcada por el dispositivo móvil, tenemos la responsabilidad que nos faltaba”, dijo Macías. “Ahora podemos presentar pruebas de que el equipo fue entregado o devuelto. La información está en nuestra base de datos, a sólo un clic de distancia.”
El programa de mantenimiento de Bienvivir asegura que el equipo está en condiciones de trabajo seguras. Cada vez que un técnico realiza una acción de mantenimiento en un activo, TrackAbout crea un registro de la acción realizada y quién la completó, cuándo y por qué. “Llevamos un mejor registro del costo total del activo“, dijo Macías. “Es fácil revisar cada activo antes de ser reparado para ver si tiene sentido arreglarlo o si ha sido revisado tantas veces que es mejor desecharlo por uno nuevo”.
Macías concluyó: “TrackAbout nos ha ayudado bastante, y estamos explorando posibilidades de usar la aplicación en otros procesos dentro de nuestra organización. Estamos recogiendo más información de la que podíamos tener antes con nuestro sistema manual, y eso nos está ayudando a ser más eficientes en términos de flujos de trabajo y utilización de equipos para poder proporcionar un servicio superior a nuestros clientes”.
En Acmotrack apoyamos a nuestros clientes en todo el proceso de configuración, marcha blanca y explotación de la plataforma de seguimiento y monitoreo TrackAbout, y así optimizan sus procesos, mantienen un mejor control de sus activos, cumplen con las leyes y normativas que los regulan, y finalmente generar las eficiencias y ahorros esperados.
Estamos aquí para ofrecerte asistencia siempre que la necesites, ya sea que eso signifique acompañarte en la optimización de tus procesos logísticos o acceder a las muchas funciones de TrackAbout.
