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7 preguntas que debes responder antes de adquirir un Sistema de Monitoreo de Activos

por TrackAbout


Usted ha decidido que es hora de invertir en una solución de seguimiento de activos que le ayude a administrar sus activos críticos o móviles. Ya sea porque su empresa esté buscando; reemplazar su actual sistema de seguimiento manual, en papel y/o en planillas Excel, o bien, porque su actual sistema no le provee de soluciones para mejorar el negocio.


Tomar la decisión adecuada no es fácil y para ello le proporcionamos un set de preguntas que le ayudarán en este viaje para identificar y evaluar las características del sistema que le entregará el mejor retorno de la inversión ahora y en el futuro.


1. ¿El software debe ser de fácil uso?

La actual realidad tecnológica y las tendencias en el uso de aplicaciones móviles, hace que un sistema de seguimiento de activos no debería requerir una amplia capacitación, dado que, si es complicado o difícil de usar, los empleados tardarán en asimilarlo y el beneficio nunca llegará. Un software de fácil uso debe proporcionar una interfaz amigable que funciona como los usuarios esperan. Las funciones de menú deben aparecer en un orden lógico, con las más comunes presentadas en la parte superior de la lista, evitando el tiempo de desgaste en la búsqueda de la función esperada. Los botones de selección de la aplicación del dispositivo móvil deben ser lo suficientemente grandes para que las manos, o las manos con guantes, no seleccionen la opción equivocada por error.


2. ¿El sistema de seguimiento de activos debe ser flexible?

Cada negocio es diferente, y sus procesos se han desarrollado a la medida de la empresa. Por ello debe procurar seleccionar un software que se adapte a sus necesidades específicas, y no que la empresa deba adaptarse a la aplicación. Un software flexible debe ser fácilmente configurable, incluyendo la forma en que se recogen los datos y la capacidad de configurar los nombres de los formularios a utilizar. Debe permitir ajustarse frente a variaciones en el comportamiento del proceso y los activos, ofreciendo soluciones adecuadas para las ocasiones en que se produzcan excepciones.


3. ¿Cómo se manejan los errores en el sistema?

Un sistema de seguimiento de activos mejora el control y la exactitud de la ubicación del activo, pero aún así pueden producirse errores. Por ejemplo; en ocasiones los conductores olvidan escanear un activo, el dispositivo móvil no se ha sincronizado durante unos días, existen números de serie duplicados, desapareció un código de barras o una etiqueta RFID. Las mejores soluciones de rastreo de activos proporcionan formas simples de corregir estos inevitables errores. Cuando haya reducido sus opciones a una lista corta y sea el momento de ver una demostración, pídale al proveedor que incluya ejemplos de cómo el software maneja estos escenarios específicos.


4. ¿Es el software escalable en cuanto a costo y alcance?

Algunos sistemas de seguimiento de activos requieren grandes inversiones iniciales y contratos a largo plazo que no son adecuados para todas las organizaciones. Para evitar estos grandes costos es recomendable que el software de seguimiento de activos este basado en la nube, lo que disminuye significativamente el costo inicial, y permite a las empresas pagar una cuota mensual sólo por el servicio que utilizan, con la posibilidad de aumentar o disminuir el servicio en cualquier momento.

Una solución de seguimiento de activos escalable debe ofrecerle la opción de empezar con pocos activos e ir añadiendo más funciones según lo requiera la empresa. Puede comenzar con un módulo para el seguimiento de activos, luego agregar un módulo para el seguimiento de activos en arriendo (si usted cobra un valor por arriendo), y más tarde un módulo para registrar las acciones de mantenimiento de activos. Tenga en cuenta que, si bien puede tener sentido comenzar en pequeño, asegúrese de que el software sea robusto, con un historial comprobado de manejo de clientes con millones de activos de múltiples ubicaciones.


5. ¿Es el software compatible con distintos dispositivos móviles?

Es posible que los dispositivos utilizados por los empleados difieran en marca, modelo y versión, por lo que es importante que el software pueda funcionar en diferentes dispositivos. Los dispositivos móviles, o de trabajo, deben ser utilizados por trabajadores de la planta o los repartidores que trabajan en entornos difíciles, mientras que los representantes de ventas o los empleados de servicios de campo suelen usar dispositivos más pequeños y portátiles, como los teléfonos móviles inteligentes.

Además, si la política “Traer tu Propio Dispositivo (BYOD)” lo permite, es cada vez más común que los empleados traigan sus propios dispositivos móviles, computadoras portátiles y tabletas para acceder a información y aplicaciones privilegiadas de la empresa. Por lo anterior, es importante que el software de monitoreo de activos sea lo suficientemente flexible para dar acceso a los dispositivos de los empleados, lo que aumenta el retorno de su inversión al requerir menor capital de inversión en dispositivos.


6. ¿El software de monitoreo de activos se integra con sistemas de gestión de negocios?

Una adecuada integración del software de seguimiento de activos con otros sistemas mejorará la forma de hacer negocios al aumentar la productividad, la eficiencia y el ahorro de costes. En ocasiones algunos sistemas de rastreo impiden la integración con otro software, percibiéndolo como una amenaza competitiva. Esto puede limitar su capacidad de operar eficazmente, lo que da lugar a la duplicación de trabajo e información. El hecho de no integrar adecuadamente las aplicaciones aumenta el costo al requerir soluciones provisionales o integraciones manuales y disminuye el rendimiento de la inversión.


7. ¿Cuáles es el plan de desarrollo o mejoras del proveedor de la aplicación?

Es importante que el proveedor tenga una visión viable de la dirección futura del software. Pida ver el mapa de ruta del producto y asegúrese que las nuevas funcionalidades mejoran su propio proceso de negocio, también observe con qué frecuencia el proveedor libera nuevas funcionalidades o mejoras.

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