Calcula tu ahorro

by | Abr 13, 2021 | Activos, Costos, Logística

Toda empresa toma sus decisiones, entre otras variables, según la rentabilidad de la inversión del proyecto en análisis. Por lo anterior, si estas pensando en digitalizar el proceso de trazabilidad de tus activos, o simplemente quieres mejorar la rentabilidad de éstos, te recomendamos que te tomes el tiempo para leer tranquilamente este paper y calcules el beneficio que te traerá invertir en un sistema de control y seguimiento de tus activos, de manera que podrás responder la pregunta ¿cuál es el valor máximo a pagar por un sistema de monitoreo de activos?

Usualmente evaluamos el beneficio sobre la base del ahorro que se genera al tener una menor pérdida de los activos monitoreados, sin embargo, existen otros impactos positivos cuando iniciamos un proyecto de estas características, como:

  1. aumenta la productividad en el uso de los activos monitoreados, debido a un aumento de su rotación,
  2. disminuye la pérdida de los activos críticos para el negocio,
  3. identificas activos no usados y existentes las instalaciones de la compañía,
  4. aumento de productividad del personal por menor tiempo dedicado a la busqueda de los activos requeridos como redistribución de quienes se dedican a la gestión de los formularios físicos,
  5. aumento de la facturación por el arriendo de los activos, al tener mejor información de éstos,
  6. disminuyen las discrepancias, y por tanto certeza en el cobro, con tus clientes debido al registro oportuno de la recepción de los activos cuando son entregados y retirados, y por último y no menos importante,
  7. disuade el robo y/o fraude.

El modelo que te presentamos a continuación, y que puedes encontrar en versión de un archivo excel, no busca reemplazar ningún otro, y tiene por objeto proporcionarte una referencia cuando necesites calcular el ahorro del proyecto.

Para usar el modelo, te recomendamos tener presente lo siguiente:

  1. ¿Cuáles son los activos que serán monitoreados? y ¿cuántos tienes actualmente? Te recomendamos tener claridad de los activos críticos a monitorear, los que se pueden definir en base a; su importancia para el proceso de generación de ingresos dada la alta movilidad entre empresa-cliente, o porque es indispensable para proporcionar el producto final, o simplemente por el alto costo en caso de pérdida o extravío. Debes asegurarte de contar con la información de la cantidad de activos que tienes en el momento inicial, ya que te servirá como base para cuando quieras medir el resultado de tu inversión luego de ser instalado.
  2. ¿Cuál es el costo de cada activo?, aquí debes calcular el valor promedio de reemplazo del activo en caso de pérdida.
  3. ¿Qué porcentaje de tus activos se pierden cada año? Generalmente la pérdida de activos se produce por el registro inadecuado o inoportuno respecto a su pertenencia (responsable) o localidad de éste. Debido a que la gran mayoría de las empresas mantienen registros manuales en formularios, planillas Excel o multiples aplicaciones, esto impacta en la calidad de la información, su confiabilidad, y exactitud. Usualmente nuestros clientes han estimado la pérdida en un promedio de 3%, te invitamos a que modeles esta variable entre un 2% y un 5%. Tenemos clientes con tasas superiores a 5%, pero creemos prudente que seas conservador en tu análisis.
  4. ¿Cuánto tiempo pierden tus colaboradores buscando un activo? En ocasiones olvidamos, o ya asumimos, que al no contar con la ubicación del activo o quién fue la última persona que lo tuvo, dedicamos un tiempo relevante en determinar dónde está, e incluso podría finalizar la búsqueda con que el activo se perdió, o puede ser eterna debido al tamaño de las instalaciones de la compañía o no registramos que el activo se encontraba en el cliente. Para calcular este valor te recomiendo usar un parámetro por activo, es normal considerar 15 minutos o más. Debes contar con el costo promedio de los salarios para determinar este ahorro.
  5. ¿Cuántos activos fantasmas tienes en tu inventario? Usualmente los activos que se pierden, roban o dejan de ser utilizados por distintos motivos, permanecen en la contabilidad debido a que no son reportados oportunamente para ser dados de baja, es así como Gartner estima que entre el 15% y el 30% de los activos en los estados financieros de las empresas se encuentran perdidos o inutilizables. Mejorar esta información permitirá a la compañía acceder a mayor financiamiento debido a la calidad de sus estados financieros. No obstante lo anterior, es usual que durante la implementación y primeros meses de operación “aparezcan” activos perdidos, en poder del cliente o simplemente porque no estaba a la vista en la bodega. Usualmente se logran identificar en torno a un 3% de los activos.
  6. ¿Tu empresa ha tenido errores en el despacho de productos a sus clientes?. En general la respuesta es positiva en más del 90% de los clientes, lo que impacta en la relación con los clientes debido a que no cuentan con sus insumos oportunamente. Al contar con un sistema de control de activos disminuyes significativamente estos errores, permitiendo asegurar que el producto despachado sea el solicitado, disminuyendo los costos de despacho y recuperación de los productos.

Calculemos el ahorro

En este caso te presentamos la empresa ABC, que quiere monitorear 1.000 activos cuyo costo promedio de adquisición es de 500 dólares. La empresa evalúa sus proyectos con una tasa de descuento de 15% y estima que tiene una pérdida anual en torno al 3% de los activos. Se considerado la recomendación de un 3% de los activos que aparecen durante el proceso de trazabilidad y que el personal de la compañía pierde en torno a 15 minutos en identificar la ubicación del activo, cuyo costo empresa del salario es de USD1.000 al mes. Además se agrega el ahorro por los errores en el despacho de productos a clientes, en cuyo caso se estimó 3.000 despachos anuales, a un costo de traslado de 5 dólares por activo y un error promedio de 5% en los despachos.

Estos antecedentes nos indica que durante el primer año el sistema generaría un ahorro en torno a los $33.000 dólares, y que a partir del segundo año ese ahorro sería de $18.000 dólares anuales, cuyos valores incorporados a la fórmula de valor presente, generarían un ahorro de $150.000 dólares. Si quiere conocer el beneficio final, al valor anteriore le debes descontar la inversión inicial correspondiente al costo de adquisición e implementación del sistema que has elegido para monitorear tus activos.

Adicionalmente puedes agregar la mayor valor por la mejora en la productividad

Para comprender un aumento de productividad, necesitarás más información como los ingresos de la compañía junto con la cantidad de activos en circulación, de manera de obtener el ingreso promedio por unidad (IPU).

Al contar con un sistema de trazabilidad de activos, la rotación mejorará y por tanto aumenta la colocación de tus produtos con los mismos activos, por ello es importante puedas tomar un período prudente de 6 meses o más de un año para hacer las respectivas comparaciones. Hay otros beneficios que no calcularemos en este caso pero se encuentran implícitos y que se refieren a al aumento de los ingresos vía una mayor facturación de los arriendos de los equipos a tus clientes dado que mantienes un mejor control de cuántos y cuánto tiempo mantienes el activo en las instalaciones del cliente.

Teniendo el ingreso promedio por unidad (IPU = ingresos totales / total de activos), en el período 0 como en el período 1 luego de instalado el sistema de trazabilidad, puedes monetizar la eficiancia calculando

(IPU1 / IPU0 -1) * total de activo * Precio promedio del activo.

¿Cómo se interpreta el resultado de la productividad?, la división de los ingresos promedio te indica cuánto se incrementaron los ingresos por 1 unidad de activo monitoreado, éste es un porcentaje que al multiplicarlo por la cantidad de activos, te proporciona la cantidad de activos que dejaste de comprar al ser más eficiente. Para incorporar el ahorro final debes multiplicarlo por el precio promedio.

Conclusión

Varios de los beneficios antes expuestos dependen de la realidad de tu compañía, y por tanto te recomendamos hacer un levantamiento del proceso e identificar las actividades que pueden verse afectadas con la digitalización del proceso de trazabilidad de tus activos, y así puedas hacer un adecuado catastro de los potenciales ahorros. Te sorprenderá el resultado que lograrás con un proceso de digitalización de éstas características.

Si quieres obtener el modelo en la versión excel, vuelve a nuestra home, ingresa a “Calcula el ahorro potencial”, completa tu correo email, y descarga el archivo.